نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS؛ راهی هوشمند برای بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها
تاریخ انتشار: ۱۲ مهر ۱۴۰۲ | کد خبر: ۳۸۸۱۶۹۰۸
در دنیای امروز پیدا کردن کسی که بخواهد کارهای خود را به صورت دستی و سنتی انجام دهد، بسیار دشوار است. نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت فرایند یا BPMS این مشکل را برای بسیاری از سازمان‌ها که از سیستم‌های اتوماسیون اداری اولیه همچون ذخیره‌سازی و تبادل اطلاعات و مدیریت داده‌ها استفاده می‌کنند، حل کرده‌اند.
بیشتر بخوانید:
اخباری که در وبسایت منتشر نمی‌شوند!
اجبار پرسنل به گردآوری رسیدهای فراوان در سفرها و جلسات کاری، تحویل یک دسته کاغذ به تیم مالی بعد از بازگشت و انتظار تا بازپرداخت آنها، امری سخت و زمان‌بر است. به منظور جلوگیری از انباشته شدن کاغذ، نرم افزار اتوماسیون اداری نحوه گزارش هزینه‌های کارکنان را بهبود می‌بخشد و به آنها اجازه می‌دهد هنگامی که خارج از محل کار هستند، به‌طور مستقیم با تلفن همراه خود و یا نرم افزار اتوماسیون اداری این کار را انجام دهند.
به‌جای پیگیری امور خود و انتظار دریافت رسید برای روزها یا هفته‌ها، کاربران این نرم افزارها می‌توانند به سادگی وارد برنامه شوند و رسیدها را اسکن کنند. با خرید اتوماسیون اداری، می‌توانید نحوه تأیید هزینه‌ها را به صورت خودکار درآورید، همچنین راه‌حلی به شما ارائه می‌دهد تا اطلاعات را به واحد حسابداری خود صادر و این هزینه‌ها را در بودجه‌تان اعمال کنید.
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟نرم افزار اتوماسیون اداری ابزار یا فناوری‌ای است که موجب می‌شود فرآیندهای مختلف کارآمدتر جلو بروند و به کار کمتری نیاز داشته باشند. از ذخیره‌سازی و مدیریت داده‌ها گرفته تا امنیت، تعمیر و نگهداری اداری، حقوق و دستمزد و بسیاری موارد دیگر، سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند در زمان، پول و منابع برای کسب‌وکاری که در تلاش برای گسترش و رقابت در مقیاس بزرگ‌تر است، صرفه‌جویی کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری به کارکنان شما علاوه بر انعطاف‌پذیری، قابلیت اطمینان در پشتیبانی از وظایف روزانه را به ارمغان می‌آورد. به عنوان مثال، برای بسیاری از شرکت‌ها، ثبت اطلاعات و ثبت موجودی، کارهای خسته‌کننده‌ای هستند، اما با سیستم اتوماسیون اداری و ابزارهای تجزیه و تحلیل داده‌ها، این وظایف بسیار ساده‌تر و آسان‌تر می‌شوند.
در طول یک روز، احتمالاً شما و کارکنانتان ده‌ها کار تکراری را انجام می‌دهید که وقت گرانبهایتان را می‌گیرد. خودکار کردن عملیات اداری به شما این امکان را می‌دهد تا تمرکز خود را از این فرآیندها به مسائلی که به مهارت‌های منحصربه‌فرد شما نیاز دارند، تغییر دهید.
نرم افزار اتوماسیون اداری به کارآمدتر شدن کسب‌وکار شما کمک می‌کند و کارهای تکراری و پردردسری که وظیفه انجام آنها بر عهده کارکنان شماست را کاهش دهد. زمانی که از نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت اثرگذار استفاده شود، گردش کار را برای ذخیره‌سازی داده‌ها، تعمیر و نگهداری دفتر، کارکنان، مدیریت تسهیلات، حقوق و دستمزد و موارد دیگر ساده می‌کند. در نهایت، نرم افزارهای اتوماسیون اداری در زمان صرفه‌جویی می‌کنند، بهره‌وری را بهبود می‌بخشند و تضمین می‌کنند که کسب‌وکار شما رشد و توسعه یابد.
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) چیست؟نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار BPMS این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف را طراحی، مدل‌سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود بخشند که بعد از تکمیل، به یک هدف سازمانی دست یابند. bpms یک محصول فناوری است که از مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) پشتیبانی می‌کند، ابزاری که هدف آن بهبود فرآیندهای کسب‌وکار از ابتدا تا انتها است.
کسب‌وکارها توسط فرآیندها اداره می‌شوند. حمایت از رهبران سازمانی، یکی از اهداف مدیریت فرایند کسب و کار است که در پی دست یافتن به کارایی عملیاتی به کمک مدیریت گردش کار و تصمیمات تاکتیکی دیگر هستند و در عین حال فرآیند کلی را در تحقق اهداف سازمانی مؤثرتر می‌سازند.
BPM یک پروژه یکباره نیست. در عوض، چارچوبی برای ایجاد، تجزیه و تحلیل و بهبود مستمر فرآیندهای کسب‌وکار مثل شفاف و واضح شدن مداوم نقش‌ها و مسئولیت‌های شغلی افراد درگیر در فرآیند، به وجود می‌آورد. اگر BPM به درستی اجرا شود، فرایند پاسخگویی به روندها، تهدیدها و فرصت‌های بازار بهبود پیدا می‌کند.
مقایسه نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMSسازماندهی اسناد و مکاتبات اداری یکی از وظایف نرم افزار اتوماسیون اداری است. می‌توان گفت این نرم افزار نقش بایگانی یک شرکت را ایفا می‌کند. در حقیقت این نرم افزار کار آرشیو اسناد جدید و قدیمی، نامه‌نگاری‌ها، مکاتبات میان سازمان‌ها، ثبت جلسات و ... را انجام می‌دهد. نرم افزار انوماسیون اداری همچنین این امکان را به مشتریان می‌دهد تا به سادگی سفارش‌های خود را ثبت کنند و به پروفایل مخصوص خودشان دسترسی داشته باشند.
در مقابل نرم افزار BPMS که می‌توان آن را به نوعی مکمل نرم افزار اتوماسیون اداری دانست، بخشی از یک کل است و کمک می‌کند تا فرآیندها سریع‌تر و راحت‌تر انجام شود. در حقیقت این نرم افزار به هر آن چیزی که در سازمان‌ها به صورت فرآیند اجرا می‌شود و مراحلی را پشت سر می‌گذارد، کمک می‌کند. نرم افزار مدیریت فرایند تمام کارهایی که طی یک فرآیند و گام به گام انجام می‌شود را تحت کنترل دارد و کار مدیر را برای این روند آسان می‌کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری از قبل طراحی شده و در تمام سیستم‌های سازمان نصب می‌شود تا کار نامه‌نگاری و کاغذبازی‌های پیشین ساده‌تر شده و آسان‌تر انجام شود. در حالی که نرم افزار مدیریت فرایند در خود سازمان طراحی می‌شود. یعنی فرآیندها در این نرم افزار طراحی و ساخته و پس از آن پردازش می‌شوند.
نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت چارگون با الگوریتم‌های هوشمند خود، به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند و بهینه‌سازی کنند.
یکی از ویژگی‌های مهم این نرم افزار، قابلیت پیش‌بینی و بهبود فرآیندهای کاری است. با استفاده از الگوریتم‌های هوشمند، این نرم افزار قادر است به صورت خودکار فرآیندهای کاری را تجزیه و تحلیل کرده و نقاط ضعف و قوت آنها را شناسایی کند. سپس با ارائه پیشنهاداتی برای بهبود فرآیندها، به کاربران این امکان را می‌دهد تا به صورت بهینه و با کیفیت بالا کار خود را انجام دهند.
نرم افزار BPMS چارگون به کاربران این امکان را می‌دهد تا به صورت جامع و یکپارچه فرآیندهای کاری خود را مدیریت کنند. یکی از ویژگی‌های کلیدی این نرم افزار، قابلیت اتصال به سیستم‌های مختلف است. با استفاده از این نرم افزار، کاربران می‌توانند به سادگی با سیستم‌های مختلفی مانند CRM،ERP و ... ارتباط برقرار کنند و اطلاعات مورد نیاز خود را به صورت سریع و آسان دریافت کنند.
کد خبر 793712منبع: همشهری آنلاین
کلیدواژه: نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزار مدیریت فرایند مدیریت فرایند کسب فرآیندهای کاری نرم افزار سازمان ها کسب وکار هزینه ها داده ها
درخواست حذف خبر:
«خبربان» یک خبرخوان هوشمند و خودکار است و این خبر را به‌طور اتوماتیک از وبسایت www.hamshahrionline.ir دریافت کرده‌است، لذا منبع این خبر، وبسایت «همشهری آنلاین» بوده و سایت «خبربان» مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. چنانچه درخواست حذف این خبر را دارید، کد ۳۸۸۱۶۹۰۸ را به همراه موضوع به شماره ۱۰۰۰۱۵۷۰ پیامک فرمایید. لطفاً در صورتی‌که در مورد این خبر، نظر یا سئوالی دارید، با منبع خبر (اینجا) ارتباط برقرار نمایید.
با استناد به ماده ۷۴ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی و با عنایت به اینکه سایت «خبربان» مصداق بستر مبادلات الکترونیکی متنی، صوتی و تصویر است، مسئولیت نقض حقوق تصریح شده مولفان در قانون فوق از قبیل تکثیر، اجرا و توزیع و یا هر گونه محتوی خلاف قوانین کشور ایران بر عهده منبع خبر و کاربران است.
خبر بعدی:
برنامه بهبود سلامت شهری در ایران/ تعامل مدیریت شهری با نظام سلامت
به گزارش خبرگزاری مهر، در نخستین نشست گروه ارتقای سلامت فرهنگستان علوم پزشکی جمهوری اسلامی ایران در سال ۱۴۰۳، ضمن بررسی سند حمایت طلبی بهبود سلامت شهری، بر لزوم تغییر نگاه مدیران شهرداری‌ها در سطح کشور به حوزه سلامت شهری تاکید شد.
عباس استاد تقی‌زاده عضو گروه ارتقای سلامت فرهنگستان علوم پزشکی و دانشیار سلامت در حوادث و بلایای دانشگاه علوم پزشکی تهران، در معرفی سند حمایت طلبی بهبود سلامت شهری فرهنگستان علوم پزشکی، ضمن تاکید بر تغییر و اصلاح دیدگاه مدیران شهری در سطح کشور و به طور خاص در شهرداری تهران نسبت به حوزه سلامت شهری، گفت: در این حوزه باید از نگاه فیزیکی به مقوله سلامت عبور کرد و ساختارهای مناسب در جهت اجرای برنامه‌های هدفمند برای سلامت شهری هدف‌گذاری شود. این سند در کمیته مخاطرات محیطی گروه علمی ارتقای سلامت فرهنگستان علوم پزشکی تهیه شده است.
وی افزود: رشد شهرنشینی و تغییر اقلیم در کنار سایر عوامل در زمره عوامل اجتماعی سلامت محسوب می‌شوند و این در حالی است که مرکز سازمان جهانی بهداشت (WHO) برای سلامت شهری (urban health) بیکاری، فقر، خشونت و برخی از عوامل دیگر را نیز جز عوامل تعیین کننده سلامت شهری معرفی کرده است.
تقی‌زاده افزود: این مرکز برنامه‌ریزی برای داشتن شهر سالم را مورد بررسی قرار داده است که در آن بسیاری از عوامل شهری مؤثر بر سلامت از جمله دسترسی شهری، شبکه حمل و نقل و…، را جز آن دسته قرار داده است.
عضو گروه ارتقا سلامت فرهنگستان ادامه داد: طبق آمار بانک جهانی، زاغه‌نشینی و اسکان غیررسمی از مهم‌ترین تهدیدات سلامت شهری در کشورهای در حال توسعه خواهد بود که در ایران نیز هم اکنون برخی از کلانشهرها حدود ۲۰ تا ۲۹ درصد جمعیت، مبتلا به این معضل هستند.
دانشیار سلامت در حوادث و بلایای دانشگاه علوم پزشکی تهران اذعان داشت: در سال ۲۰۰۸ برای نخستین بار جمعیت شهرنشینی جهان از ۵۰ درصد عبور کرد و انتظار می‌رود در سال ۲۰۳۰ این رقم در جهان به ۶۰ درصد برسد و در ایران نیز در حال حاضر این رقم، ۷۲ درصد را نشان می‌دهد.
تقی زاده خاطرنشان کرد: پایش و رصد بیماری‌های واگیر و ارتقا سلامت کودکان از جمله زمینه‌هایی است که مدیریت شهری می‌تواند به آن بپردازد. همچنین مسائل فرهنگی و جهان‌بینی شهروندان در کنار عوامل‌محیطی در بحث سلامت شهری حائز اهمیت است و پژوهش‌های ما نیز نشان می‌دهد، قوانین شهرداری‌ها سالهای ۱۳۷۵ و ۱۳۷۹ تکالیف متعددی را برای شهرداری‌ها مشخص کرده است و جزئیاتی همچون سرویس‌های بهداشتی را نیز در آن لحاظ کرده است و شهرداری‌ها را مسئول سلامت شهری می‌داند اما این مهم در عمل اجرا نشده است.
تقی زاده تاکید کرد: برنامه بهبود سلامت شهری در ایران با ملاحظه چالش‌ها، راهبردها، مأموریت‌ها و اقدامات اجرایی در گروه ارتقا سلامت فرهنگستان علوم پزشکی اکنون تبدیل به یک سند جامع شده است.
وی، تغییر الگوی بیماری‌ها، ضعف در توجه به شاخص‌های سلامت در بخش‌های مختلف توسعه شهری و تراکم بالای جمعیت به خصوص در سکونت‌گاه‌ها، عدم توسعه پایدار فرهنگ سلامت و دیگر عوامل را از جمله چالش‌های سلامت شهری در ایران دانست و افزود: شهرداری‌ها باید بپذیرند که در برنامه‌ریزی‌های خود توانمندسازی شهروندان را در جهت ارتقای سلامت خود لحاظ کنند و اقدامات مثبت انجام شده را توسعه و تداوم بخشند و در این راستا شهرداری می‌تواند در حمایت از برنامه جامع مراقبت‌های سلامت ایران (primary health care) PHC نقش مهمی را ایفا کند و در این راستا می‌توان اختیارات کنونی وزارت بهداشت را در زمینه PHC به آموزش و پرورش و مدیریت کلان برنامه‌ریزی شهری و شهرداری‌ها واگذار کرد.
تقی زاده به بحث سلامت روان اشاره کرد و گفت: امروزه در دنیا بحث روان‌شناسی شهری (urban psychology) مطرح شده است که در آن زیباسازی شهری و دسترسی به خدمات سلامت روان هم دیده می‌شود و باید در دستور کار مدیریت شهری قرار گیرد و در بحث مدیریت شهری علاوه بر شهرداری‌ها، وزارت کشور، وزارت بهداشت، سازمان بهزیستی و بسیاری از دیگر نهادها نیز اهمیت خواهند یافت و در حوزه‌هایی مانند سلامت روان، مشکلات بنیادی باید در سطح کلان مدیریت شود و وقتی چسبندگی اجتماعی (Social Connectedness) در شهرها کاهش یافته است، سلامت روان را نمی‌توان فقط با راه‌اندازی درمانگاه‌ها مدیریت کرد.
در این نشست، علیرضا مصداقی‌نیا عضو گروه ارتقا سلامت فرهنگستان نیز گفت: پیشنهاد کنونی ما این است که یک مرکز جامع بهداشت شهری در پایتخت تهران به عنوان یک پیکره منسجم این امکانات گسترده را با هم هماهنگ کند که با هم‌افزایی بهترین نتیجه حاصل شود و این الگویی برای مدیریت شهری در کشور خواهد بود.
وی ادامه داد: شهرداری تهران در حال حاضر ۲۰ درمانگاه‌ها و اورژانس مستقل و ۴۰۰ واحد سازمانی را شامل بیمارستان و داروخانه در اختیار دارد که هریک کار خود را انجام می‌دهند و با نگاه درآمدزایی در سطح شهرها، خدمت ارائه می‌دهند.
مصداقی نیا خاطرنشان کرد: جزایر جداگانه فعال در زمینه سلامت شهری توسط ۳ دانشگاه علوم پزشکی، شهرداری‌ها، قوه قضائیه، ارتش و دانشگاه آزاد اسلامی در پایتخت وجود دارند که ذیل مدیریت یکپارچه و جامع سلامت شهری می‌توان خدمات کمی و کیفی آنها را ارتقا داد.
سپس حسین ملک افضلی عضو پیوسته فرهنگستان و عضو گروه ارتقا سلامت گفت: مفهوم سلامت و اجرای خدمات آن، باید مفهومی جامع نگر در نظر گرفته شود و در واقع سلامت همه جانبه مدنظر باشد که با آموزش مدیران تا حدی قابل تحقق است. توسعه دوره‌های کارشناسی ارشد بهداشت (MPH) را در سطح گسترده در وزارت بهداشت و نهادهای دیگر مرتبط با سلامت می‌توان تا حدی در تغییر دیدگاه مؤثر دانست.
در ادامه این نشست، محمد حسین تقدیسی عضو گروه ارتقا سلامت نیز به استفاده از ظرفیت سمن‌ها یا سازمان‌های مردم نهاد یا NGO ها اشاره کرد و بیان داشت: شناسایی افراد توانمند بازنشسته به عنوان نیروهای داوطلب که ظرفیتی ارزشمند در ارتقای سلامت را پدید می‌آورند؛ مصادیقی از تغییر رویکرد شهرداری تهران است که باید در کنار نکات فوق در نظر گرفته شود.
وی افزود: اگر تمام این ظرفیت‌ها با همدیگر دیده نشوند و بخش‌هایی از راهکارهای حمایت طلبی محقق نشوند، تنها با آموزش سواد سلامت به مردم مسائل کنونی حل نخواهد شد.
در پایان نشست، تقی‌زاده با جمع‌بندی مباحث گفت: دو دیدگاه کلی وجود دارد، اینکه باید تغییر نگاه مدیران شهری رخ دهد و در مقابل نیز وزارت بهداشت با نگاه مشارکتی از ظرفیت‌های شهرداری استفاده کند و برای تحقق این دو ایده در کنار همدیگر، باید نظامی علم محور همراه با عمل طراحی شود.
کد خبر 6089333
علت فوت پزشک متخصص در استان فارس در دست بررسی است